Pare che i giorni dell’email marketing a pioggia siano ormai contati.
Il nuovo regolamento europeo numero 679 del 2016, GDPR, sulla protezione dei dati personali, impone il consenso informato da parte dei riceventi affinché si possano inviare comunicazioni elettroniche.
Ciò significa che, fra le altre cose, non si potranno più aggiungere indirizzi di posta elettronica in maniera indiscriminata alla mailing list aziendale e pertanto, non si potranno più inviare comunicazioni non mirate a tutti gli utenti registrati.
Abbiamo già detto nel precedente articolo che, seppure la GDPR è obbligatoria dal 25 Maggio prossimo, le aziende non devono attendere fino a tale data ma invece adeguare i loro processi di trattamento dei dati personali alla normativa fin d’ora. A tale scopo, come già specificato, se avete bisogno di saperne di più o volete affidarci il servizio, contattateci, avremo il piacere di offrirvi la migliore soluzione personalizzata a un prezzo più che vantaggioso. Attenzione, ricordate che l’adeguamento deve essere personalizzato in base alle specificità della vostra azienda, non siete conformi se aderite a soluzioni preconfezionate che non dettagliano le procedure e le tecnologie da voi realmente utilizzate.
Tenete conto che, come spesso capita in questioni legali, non è sempre così facile destreggiarsi tra le complicatezze della legge e quindi tradurre in pratica come operare correttamente. Diffidate di chi vi propone soluzioni non qualificate e professionali perché le sanzioni in questi casi sono piuttosto severe.
Pertanto, che tu sia il titolare o responsabile di un’impresa di qualunque settore, un marketing manager o che abbia solo il compito di inviare comunicazioni ai tuoi clienti, fornitori, dipendenti, etc., ti invitiamo a seguire questi consigli pratici.
Cosa fare e cosa non fare per l’invio di email sotto la nuova disciplina della GDPR.
Circa le cose da fare e da non fare per l’email marketing e l’invio di email in generale, queste semplici regole ti aiuteranno a garantire che i tuoi processi siano conformi.
FARE
Ottieni il consenso ovunque sia possibile: è meglio prevenire che curare. Chiedi dunque un’autorizzazione diretta e affermativa per contattare qualcuno via e-mail. Questo è il sistema più sicuro previsto dalla legislazione GDPR.
NON FARE
NON inviare email a nessuno che abbia chiesto di non essere contattato, che non abbia sottoscritto un abbonamento o dato il permesso per essere contatto, o che comunque abbia espressamente scelto di non comparire in quella lista.
FARE
Fate molta attenzione alla differenza tra comunicazioni B2B e B2C. Le prime sono le comunicazioni tra aziende (Business to Business) le seconde tra azienda e cliente (Business to Consumer).
Dovete segmentare le vostre mailing list. Le e-mail B2B dovrebbero essere mirate al ruolo di una persona all’interno di un’azienda, non alla persona specifica. Attenzione, perché i dati di una azienda che contengono informazioni personali di un individuo (ad es. nome, codice fiscale, telefono personale, etc.) rientrano in pieno nel trattamento prescritto dalla GDPR.
Le comunicazioni B2C, d’altro canto, sono dirette verso l’individuo stesso, nel senso che il soggetto deve aver fornito il consenso esplicito prima di contattarle.
Quindi, non inviate informazioni di marketing via email a Mario Rossi in quanto individuo, ma al direttore della azienda XYZ.
NON FARE
Se ricevete un biglietto da visita, NON aggiungetelo a tutte le mailing list utilizzate. E ovviamente non accettate per buono il consenso orale. Scrivete loro invece una email usando molto tatto e cortesia, spiegando che avete pensato potrebbero essere interessati a saperne di più sui servizi / prodotti offerti dalla vostra attività. Chiedete dunque un consenso esplicito per iscritto da comunicarsi in modo evidente tramite i vostri moduli.
Dovete infatti chiedere se accordano di essere aggiunti a una mailing list specifica, per essere contattati sia con informazioni rilevanti per il loro settore / ruolo, sia con notizie / aggiornamenti sui servizi / prodotti di cui avete discusso in precedenza. A meno che non affermino esplicitamente che vorrebbero essere inclusi nella lista, NON aggiungeteli. Ricordate, il silenzio non è consenso!
Ancora. Se avete a che fare con piccole aziende, con commercianti individuali, dove le operazioni sono effettuate con una sola persona, seguite le regole B2C, come si trattasse di persone fisiche. Proprio come con un singolo cliente, è necessario fornire un consenso esplicito per l’accettazione prima di poterli inviare qualunque cosa via email tramite una delle vostre mailing list.
NON date mai per scontato che chiunque sia interessato ai vostri prodotti o servizi e nemmeno agli articoli del vostro blog.
Se volete tenere aggiornati i vostri clienti che hanno già acquistato da voi o che in passato hanno richiesto informazioni, dovete richiedere nuovamente il loro consenso per continuare a mantenere i loro dati nella vostra mailing list e continuare così a inviare loro email marketing.
Attenzione, mantenete una certa correlazione tra la vostra email e ciò a cui originariamente avevano espresso interesse.
Controllare il comportamento degli utenti riceventi messaggi di posta elettronica.
Se monitorate il tasso di apertura delle email inviate (chi e/o quanti hanno aperto le vostre email) e in seguito modificate il contenuto inviato agli utenti in base a ciò che leggono o non leggono, allora state elaborando il loro comportamento e quindi i loro dati. Pertanto, è necessario informarli di questa attività, dando loro la possibilità di rinunciare e annullare l’iscrizione.
Se inviate messaggi di marketing tesi a commercializzare i servizi / prodotti a nuovi contatti, NON siate mai troppo rigidi. Fornite invece più tipi di contenuti, tra cui notizie, eventi, aggiornamenti generali e contenuti tipo semplici e-books, rendete disponibili le informazioni in vari formati.
Questa scelta più ampia non solo offrirà contenuti a cui le persone sono interessate – e quindi aumenterà la probabilità di interazione – ma permetterà di scegliere quali informazioni ricevere tramite il loro mezzo preferito, sia che si tratti di posta elettronica, newsletter, telefonata o articoli di blog. Oltre a favorire la vostra conformità, la libertà e la flessibilità sono modi brillanti per stimolare il coinvolgimento.
Conclusioni
Di conseguenza, la domanda chiave da porre rispetto alla conformità con la GDPR e l’email marketing è la seguente: “Le persone hanno confermato che vogliono ricevere queste informazioni?”
Se la risposta è “NO”, eliminateli dalla lista. Se non vi hanno fornito risposta, eliminateli dalla lista. Solo se la risposta è “SI”, potete lasciarli sulla lista e inviare loro email.
E ricordate, se avete bisogno del servizio, non esitate a contattarci.
Photo credit: Glenn Carstens-Peters